ERP Synapse

Elaborato R-01 Come funziona

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Come funziona ERP Synapse. Domanda per domanda.

Quarantaquattro domande concrete sul gestionale, in ordine: dal modello di lavoro alle ore, dalle assenze ai preventivi, dai documenti alla sicurezza dei dati. Ogni risposta disegna il flusso passo per passo, poi elenca le regole che il sistema fa rispettare e quello che resta registrato. Lettura completa: circa 35 minuti.

Dettaglio A Prima di leggere: le parole del gestionale
Azienda
Chi usa ERP Synapse: lo studio o la società che lavora a commessa.
Cliente
Chi commissiona il lavoro all’azienda. Resta sempre distinto dall’azienda.
Commessa
Il progetto che un cliente affida all’azienda. Nel portale si chiama progetto.
Fase
Una parte della commessa, con ore previste, scadenza, tariffa e colore.
Timbratura
Un lavoro registrato su una fase: inizio, fine, descrizione, eventuale trasferta.
Autorizzazione
Il permesso di lavorare su una fase, con un monte ore assegnato a una persona.
Residuo
Le ore ancora disponibili su una fase o su un’autorizzazione.
Riesame
La nota con cui si rivede una fase chiusa, registrata alla chiusura o dopo.
Domanda di modifica
Una richiesta di cambiamento sulla commessa, interna o del cliente, tracciata come segnalazione.
Tipo di documento
La categoria di un documento: decide chi lo vede, se si scarica e come si conferma la lettura.
Modulo
Un gruppo di funzioni che la piattaforma attiva o spegne per ogni azienda.

Gruppo A Il modello di lavoro

Q.01 Come è organizzato il lavoro in ERP Synapse?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Tutti

Tutto parte da tre oggetti: il cliente, la commessa che il cliente affida all’azienda e le fasi in cui la commessa si divide. Ogni cosa che succede durante il giorno si aggancia a una fase, e attraverso la fase resta collegata alla commessa e al cliente.

  1. 1Cliente Anagrafica, dati fiscali, contatti e indirizzi delle sedi.
  2. 2Commessa Il progetto del cliente, con stato, project manager e indicatori.
  3. 3Fase Ore previste, scadenza, tariffa oraria, urgenza e colore.
  4. 4Registrazioni Ore, rimborsi, documenti, non conformità e conversazioni.

Regole

  1. Una registrazione appartiene sempre a una sola fase: non si riscrive in un altro foglio.
  2. Clienti, commesse e fasi appartengono a una sola azienda e non sono visibili dalle altre.

Cosa resta registrato

  • Ogni registrazione porta con sé persona, fase e data.

Q.02 Cosa succede quando si registra un nuovo cliente?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore

L’amministratore crea la scheda del cliente con i dati fiscali e i contatti, poi aggiunge gli indirizzi. Gli indirizzi hanno coordinate geografiche, perché servono a calcolare le trasferte.

  1. 1Anagrafica Nome e partita IVA, unici all’interno dell’azienda.
  2. 2Indirizzi Sede legale o ufficio, con coordinate ricavate dall’indirizzo.
  3. 3Utenti cliente Facoltativi: persone del cliente invitate con il ruolo Cliente.
  4. 4Chat Si apre la conversazione del cliente, se il modulo è attivo.

Regole

  1. Un cliente può essere Attivo, Disabilitato o Nascosto.
  2. Un cliente disabilitato resta consultabile, ma la sua chat diventa di sola lettura.

Cosa resta registrato

  • Stato del cliente e indirizzi con le loro coordinate.

Q.03 Come si apre una commessa e come si divide in fasi?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, project manager

Una commessa nasce sotto un cliente, direttamente o da un preventivo. Si divide in fasi; ogni fase ha le ore previste, una scadenza, una tariffa oraria, un colore che la rende riconoscibile nel calendario, una descrizione interna, una descrizione per il preventivo, una nota e il segno di urgenza.

  1. 1Commessa Stato: Attivo, Preventivo, Disabilitato o Nascosto.
  2. 2Project manager L’amministratore assegna la commessa a uno o più project manager.
  3. 3Fasi Stato: Attivo, Sospeso, Completato o Preventivo.
  4. 4Autorizzazioni Le persone che possono lavorare su ogni fase (vedi Q.08).

Regole

  1. L’amministratore può duplicare una commessa con le sue fasi, per ripartire da una struttura nota (Q.04).
  2. Una fase con lavori registrati non si elimina: si chiude come completata, e alla chiusura si può registrare il riesame (Q.31).
  3. Una commessa che ha fasi non si elimina.
  4. Le fasi urgenti compaiono nell’elenco Priorità e urgenze.

Cosa resta registrato

  • Stato di commessa e fasi, ore previste e ore lavorate.

Q.04 Cosa si copia quando si duplica una commessa?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore

La duplicazione crea una nuova commessa con le stesse fasi, per lo stesso cliente o per un altro cliente dell’azienda. Si copia la struttura, mai il lavoro svolto.

Cosa passa nella copia duplicazione
ElementoNella copia
CommessaNota e regola sulla distanza dei rimborsi. Stato Attivo, o Preventivo se lo era l’originale.
FasiNome, descrizioni, ore previste, tariffa, colore, urgenza e nota. Lo stato riparte da capo.
AutorizzazioniA scelta: quelle aperte delle persone ancora attive, con lo stesso monte ore e nessuna ora usata.
Project managerInsieme alle autorizzazioni: le assegnazioni delle persone ancora attive.
Mai copiatiTimbrature, non conformità, documenti, preventivi, scadenze e riesame.

Regole

  1. Senza un nome scelto, la copia prende il nome dell’originale seguito da “(copia)”; se esiste già, “(copia 2)” e così via.
  2. Due commesse dello stesso cliente non possono avere lo stesso nome.
  3. Solo l’amministratore duplica una commessa.

Cosa resta registrato

  • La duplicazione, con la commessa di origine e quante fasi, autorizzazioni e assegnazioni sono state copiate.

Q.05 Come si legge l’andamento di una commessa?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, project manager

La scheda della commessa mostra sempre tre indicatori, calcolati dal server sulle registrazioni. Per ogni fase si vedono le ore assegnate, quelle lavorate e quelle rimanenti, senza esportare niente.

Indicatori calcolati sulla commessa
IndicatoreCome si calcola
Non conformitàLe non conformità della commessa ogni 100 ore di lavori completati: non conformità ÷ ore lavorate × 100, arrotondato all’intero.
ProduttivitàPer ogni fase, ore pianificate ÷ ore lavorate: 1 è la stima rispettata, sopra 1 sono servite meno ore. La commessa vale la media delle sue fasi.
AndamentoPositivo fino al 5% di non conformità, Da monitorare fino al 10%, Critico oltre. Ogni azienda imposta le proprie soglie.

Regole

  1. Senza fasi, non conformità e produttività valgono 0; senza ore lavorate la percentuale vale 0%.
  2. Una fase su cui non è ancora stato registrato lavoro vale le sue ore pianificate, come nel gestionale storico.
  3. Ogni soglia appartiene alla fascia migliore: con la soglia al 5%, una commessa al 5% esatto è ancora positiva.
  4. Come viene calcolato, sotto gli indicatori della commessa e sotto il grafico della dashboard, mostra il conto con i numeri reali; nella dashboard la produttività è in percentuale (1 = 100%).

Cosa resta registrato

  • Gli indicatori si ricalcolano dalle registrazioni: non si inseriscono a mano.
  • Le soglie si cambiano in Impostazioni azienda, Conformità e produttività; ogni modifica resta nel registro.

Gruppo B Persone e accessi

Q.06 Come entra una persona in un’azienda?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, persona invitata

La registrazione pubblica non esiste: si entra solo su invito. L’amministratore inserisce un indirizzo email e un ruolo; da lì il percorso dipende dal fatto che l’indirizzo abbia già un account.

  1. 1Invito L’amministratore indica email e ruolo. La risposta è la stessa in ogni caso.
  2. 2Email nuova Si crea l’account, la persona riceve l’email per scegliere la password e l’invito si accetta al primo accesso.
  3. 3Account esistente Resta invitato: l’azienda vede solo l’email finché la persona non accetta.
  4. 4Accettazione Solo l’invitato accetta o rifiuta, dal portale o dall’app.

Regole

  1. La risposta identica impedisce di scoprire se un’email è già registrata.
  2. Un invito occupa un posto nel limite di membri dell’azienda, se previsto.
  3. Un utente Cliente deve essere sempre collegato al suo cliente.

Cosa resta registrato

  • Lo stato dell’iscrizione: invitata, attiva o sospesa.

Q.07 Chi vede cosa?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Tutti

Il ruolo appartiene all’iscrizione della persona in un’azienda, non all’account: la stessa persona può essere amministratore in un’azienda e dipendente in un’altra. Il ruolo dice cosa si può fare; il sistema controlla poi anche a quali clienti, commesse e fasi si ha accesso.

Abaco dei ruoli per azienda
RuoloAmbito
Amministratore aziendaTutta l’azienda: persone, clienti, commesse, preventivi, documenti, impostazioni.
Project managerLe commesse assegnate: fasi, autorizzazioni, ore e assenze del team.
DipendenteLe fasi su cui è autorizzato: timbrature, permessi, documenti, uffici.
Amministratore clienteI dati e le richieste del proprio cliente, con le esportazioni; mai i dati interni.
Project manager clienteLe commesse del proprio cliente che gli sono assegnate.
Dipendente clienteCome l’amministratore cliente, senza esportazioni.

Regole

  1. Un modulo spento sparisce dal menu di tutti, non appare in grigio.
  2. Una risorsa fuori dal proprio ambito risponde come se non esistesse.

Cosa resta registrato

  • Ogni accesso negato, con un codice che ne indica il motivo.

Q.08 Chi può registrare ore su una fase?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, project manager

Per lavorare su una fase serve un’autorizzazione: una persona, una fase, un monte ore e una data di inizio. I project manager gestiscono le autorizzazioni delle commesse che seguono.

  1. 1Persone disponibili Il sistema propone chi può ancora essere autorizzato sulla fase.
  2. 2Monte ore Le ore concesse alla persona, entro quelle previste per la fase.
  3. 3Aperta La persona vede cliente, commessa e fase quando timbra.
  4. 4Chiusa L’autorizzazione chiusa non accetta più nuove ore.

Regole

  1. Se le ore possono superare il residuo della fase o dell’autorizzazione lo decide l’azienda (Q.14).
  2. Su una fase disabilitata non si creano autorizzazioni.

Cosa resta registrato

  • Chi ha autorizzato chi, su quale fase, con quante ore.

Q.09 Come si accede e come si protegge l’account?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Tutti

Si accede con email e password e, se attivata, con il codice della doppia autenticazione. La sessione vive in un cookie che gli script della pagina non possono leggere; non esistono token da copiare.

  1. 1Password Da 12 a 128 caratteri; i tentativi ripetuti vengono rallentati.
  2. 2Doppia autenticazione Codice da un’app Authenticator e codici di recupero, attivati dal proprio profilo.
  3. 3Sessione Le modifiche sono accettate solo dalle origini autorizzate.
  4. 4Recupero Email con il collegamento per impostare una nuova password.

Regole

  1. La doppia autenticazione si attiva solo se una delle proprie aziende ha il modulo Doppia autenticazione; il team della piattaforma può sempre.
  2. Con il modulo attivo, l’amministratore vede chi l’ha attivata e può renderla obbligatoria per ruolo: chi non l’ha ancora viene portato al profilo e non usa il portale finché non la configura.
  3. Troppi codici errati bloccano temporaneamente la verifica.
  4. Un account disattivato non entra, anche con la password giusta.

Cosa resta registrato

  • Gli accessi negati, con il motivo.
  • I ruoli per cui la doppia autenticazione è obbligatoria, con chi li ha cambiati.

Q.10 Cosa succede se lavoro per più aziende?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Tutti

Un solo account può appartenere a più aziende, con un ruolo diverso in ognuna. Una sola azienda alla volta è attiva: il portale e l’app mostrano solo i suoi dati.

  1. 1Azienda attiva Salvata sulla sessione, non decisa dal browser.
  2. 2Cambio Dal selettore del portale o dal profilo dell’app.
  3. 3Verifica Il cambio riesce solo se l’iscrizione è attiva.
  4. 4Nuovo contesto Ruolo, moduli e colori diventano quelli dell’altra azienda.

Regole

  1. Un’iscrizione sospesa blocca l’accesso a quell’azienda, non alle altre.
  2. Una notifica che riguarda un’altra azienda fa prima cambiare azienda, poi apre la schermata.

Cosa resta registrato

  • Gli accessi negati verso aziende di cui non si è membri attivi.

Q.11 Come si tiene traccia delle competenze?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, dipendenti

L’azienda tiene un catalogo di competenze, ognuna con un valore predefinito da 0 a 10. Ogni persona aggiorna i propri valori e li vede in un grafico radar; l’amministratore confronta tutte le persone in una matrice.

  1. 1Catalogo L’amministratore crea le competenze e il loro valore iniziale in Competenze, scheda Catalogo.
  2. 2Valori personali Ogni persona aggiorna il proprio livello, anche con i decimali.
  3. 3Grafico radar In Competenze personali, i propri valori; l’amministratore vede quelli di ogni persona accanto alla media aziendale.
  4. 4Confronto L’amministratore vede tutte le persone in una matrice, ordinabile per competenza, e ne sovrappone fino a 6 in un radar; il resto del personale affianca due dipendenti.

Regole

  1. Una competenza non si duplica: il nome è unico nel catalogo.
  2. Il radar richiede almeno 3 competenze; una tabella riporta sempre ogni valore.
  3. Nel radar ogni dipendente vede solo i propri valori; la media aziendale la vede solo l’amministratore.
  4. Nella media, chi non ha ancora una valutazione conta con il valore predefinito della competenza; la matrice segna questi valori come non ancora valutati.

Cosa resta registrato

  • I valori più recenti di ogni persona, usati da grafici e confronti.

Gruppo C Ore, presenze e trasferte

Q.12 Cosa succede quando timbro l’entrata?

Modulo
Timbrature
Chi
Dipendenti, project manager

La timbratura apre un lavoro sulla fase scelta. Il sistema controlla che la persona possa lavorarci, registra l’orario arrotondato e, se richiesta, la posizione. Dal portale o dall’app è lo stesso lavoro.

  1. 1Fase Si scelgono solo clienti, commesse e fasi su cui si è autorizzati.
  2. 2Controlli Nessun altro lavoro in corso, autorizzazione aperta sulla fase.
  3. 3Orario L’inizio si arrotonda al quarto d’ora successivo.
  4. 4In corso Il lavoro resta aperto fino all’uscita o alla chiusura automatica.

Regole

  1. Una sola timbratura aperta per persona.
  2. Nessuna timbratura con data futura.
  3. Se la geolocalizzazione è richiesta per la persona, senza posizione la timbratura è rifiutata (Q.18).

Cosa resta registrato

  • Orario, fase, provenienza (portale o app) e posizione quando richiesta.

Q.13 E quando timbro l’uscita?

Modulo
Timbrature
Chi
Dipendenti, project manager

All’uscita il lavoro si chiude con la descrizione di cosa è stato fatto. La fine si arrotonda al quarto d’ora precedente, così le ore contate sono sempre intere per quarto d’ora.

  1. 1Fine Arrotondata al quarto d’ora precedente; deve seguire l’inizio.
  2. 2Descrizione Cosa è stato fatto, visibile a chi controlla le attività.
  3. 3Tempistica In orario, in ritardo, in anticipo o un’altra voce del catalogo.
  4. 4Allegati File collegati al lavoro, conservati nel servizio documentale.

Regole

  1. Una persona non può avere due lavori sovrapposti.
  2. La voce In orario non può essere disattivata; le altre sì.
  3. Se le ore superano il residuo, decide la regola dell’azienda (Q.14).

Cosa resta registrato

  • Ore totali del lavoro, conteggiate nella fase, nell’autorizzazione e nella commessa.

Q.14 Cosa succede se le ore superano il residuo?

Modulo
Timbrature
Chi
Amministratore, project manager, dipendenti

Ogni fase ha un residuo di ore, e ogni persona autorizzata ha il suo residuo personale. Quando un lavoro li supera, vale la regola scelta dall’amministratore in Impostazioni azienda, Ore oltre il limite.

Regole possibili una per azienda
RegolaCosa succede
Blocca al limitePredefinita, come prima dell’impostazione: il lavoro oltre il residuo è rifiutato. Per lavorare oltre si aumentano prima le ore della fase o dell’autorizzazione.
Consenti sempreLe ore si registrano per intero: il residuo resta un’indicazione, senza segnalazioni.
Consenti e segnalaLe ore si registrano per intero e il lavoro porta il segno Oltre il limite. I project manager della commessa e gli amministratori ricevono un’email.

Regole

  1. Il controllo avviene quando il lavoro ha un orario di fine: all’uscita, all’inserimento o alla correzione.
  2. Per amministratori e project manager conta solo il residuo della fase.
  3. Il filtro Oltre il limite in Storico attività e Controllo attività elenca i lavori segnalati.
  4. Con Consenti e segnala, un lavoro corretto che rientra nel residuo perde il segno.

Cosa resta registrato

  • Su ogni lavoro segnalato: i minuti oltre il residuo e se riguardano la fase o l’autorizzazione.
  • Il cambio di regola, con il valore precedente e il nuovo.

Q.15 Posso inserire o correggere una timbratura dopo?

Modulo
Timbrature
Chi
Dipendenti, amministratore

Le correzioni hanno una finestra. Ognuno modifica le proprie timbrature per un numero di giorni stabilito dall’azienda; dopo, solo l’amministratore può intervenire.

  1. 1Proprie Modificabili entro la finestra: 7 giorni, salvo diversa impostazione.
  2. 2Giorni passati Inserire un lavoro in un giorno precedente spetta all’amministratore.
  3. 3Per conto di altri Admin e project manager registrano per un collega, senza posizione.
  4. 4Ricalcolo Cambiando fase o indirizzo, il rimborso si ricalcola.

Regole

  1. Le date future non sono mai ammesse.
  2. Una timbratura fuori finestra mostra il motivo per cui non è modificabile.

Cosa resta registrato

  • Chi ha modificato o eliminato la timbratura.

Q.16 Come si calcola un rimborso chilometrico?

Modulo
Timbrature
Chi
Dipendenti, amministratore

Quando il lavoro si svolge presso il cliente, si indicano la sede di partenza e l’indirizzo del cliente. Il sistema calcola il percorso stradale e lo moltiplica per la tariffa chilometrica della persona.

  1. 1Sede di partenza Una delle sedi dell’azienda, con coordinate, se attiva.
  2. 2Indirizzo cliente Uno degli indirizzi del cliente della fase.
  3. 3Percorso Distanza stradale calcolata da un servizio di mappe.
  4. 4Importo Chilometri per tariffa della persona, arrotondati al centesimo.

Regole

  1. La distanza si corregge a mano solo se la commessa lo consente.
  2. Senza tariffa nella scheda della persona il rimborso non si calcola.
  3. Prima di salvare si vede un’anteprima con distanza e importo.

Cosa resta registrato

  • Partenza, destinazione, distanza calcolata, distanza usata, tariffa e importo.

Q.17 E se lavoro a un indirizzo che il cliente non ha ancora?

Modulo
Timbrature
Chi
Dipendenti, project manager

Durante la timbratura si può creare un indirizzo dalla posizione attuale. Resta temporaneo finché un responsabile non lo esamina.

  1. 1Posizione L’indirizzo si ricava dalle coordinate del telefono.
  2. 2In attesa Usabile subito per il lavoro, segnato come da approvare.
  3. 3Esame Il project manager o l’amministratore lo approva o lo rifiuta.
  4. 4Esito Approvato, entra tra gli indirizzi del cliente.

Regole

  1. Un indirizzo già esaminato non si esamina di nuovo.
  2. L’amministratore li esamina in Impostazioni azienda, Indirizzi temporanei; il project manager nella pagina Indirizzi temporanei, per le proprie commesse.

Cosa resta registrato

  • Chi ha creato l’indirizzo e chi lo ha approvato o rifiutato.

Q.18 Quando viene chiesta la posizione?

Modulo
Timbrature
Chi
Amministratore, dipendenti

La geolocalizzazione si accende per l’azienda e poi si applica solo alle persone in un elenco. Per tutte le altre la posizione non viene chiesta.

  1. 1Impostazione L’amministratore la accende per tutta l’azienda, in Impostazioni azienda, Geolocalizzazione.
  2. 2Elenco Sceglie le persone soggette al rilevamento.
  3. 3Timbratura Per loro la posizione è obbligatoria.
  4. 4Alternativa Un responsabile può registrare il lavoro per loro.

Regole

  1. Coordinate assenti o non valide fanno rifiutare la timbratura con un messaggio chiaro.

Cosa resta registrato

  • Latitudine e longitudine sul lavoro, solo quando richieste.

Q.19 Cosa succede se dimentico di timbrare?

Modulo
Timbrature
Chi
Amministratore, dipendenti

L’azienda può attivare promemoria sul telefono. Il sistema controlla a intervalli regolari chi non ha timbrato o ha una timbratura ancora aperta e manda una notifica che apre direttamente la timbratura.

  1. 1Metà giornata Promemoria per chi non ha timbrato o ha la timbratura aperta.
  2. 2Fine giornata Promemoria per chi ha ancora una timbratura aperta.
  3. 3Troppo a lungo Avviso quando una timbratura è aperta da molte ore: 10 ore, salvo diversa impostazione.
  4. 4Giorno dopo Se attivato, la timbratura si chiude all’orario scelto, con una nota e un avviso.

Regole

  1. Orari, giorni lavorativi, date escluse, fuso orario, ruoli e testi si configurano.
  2. Chi è in ferie o malattia approvata non riceve promemoria.
  3. Ogni tipo di promemoria arriva al massimo una volta al giorno.

Cosa resta registrato

  • Ogni invio e le modifiche alle impostazioni, con il valore precedente e il nuovo.

Q.20 Come si usano le auto aziendali?

Modulo
Parco auto
Chi
Amministratore, dipendenti

Le auto dell’azienda si registrano con nome e targa. Quando si registra un lavoro si può indicare l’auto usata; il sistema propone solo quelle libere in quella fascia oraria.

  1. 1Veicolo Nome e targa, unica nell’azienda.
  2. 2Disponibilità Auto libere nel giorno e nella fascia del lavoro.
  3. 3Assegnazione L’auto resta legata al lavoro.
  4. 4Registro L’elenco degli utilizzi dei veicoli.

Regole

  1. Un’auto non può servire due lavori nella stessa fascia.
  2. Un’auto usata in un lavoro non si elimina.

Cosa resta registrato

  • Chi ha usato quale auto, quando e per quale fase.

Gruppo D Ferie e permessi

Q.21 Come si chiede una ferie o un permesso?

Modulo
Permessi
Chi
Dipendenti, project manager

La richiesta indica il tipo, le date e, per un permesso a ore, la fascia oraria. Si invia dal portale o dall’app e parte in attesa.

  1. 1Tipo Ferie, permesso, malattia o Legge 104.
  2. 2Periodo Data di inizio e fine, con ora iniziale e finale se a ore.
  3. 3Descrizione Facoltativa, per chi deve valutare.
  4. 4In attesa La richiesta arriva ai responsabili.

Regole

  1. Due richieste sovrapposte della stessa persona non sono ammesse.
  2. La data finale non può precedere quella iniziale.

Cosa resta registrato

  • La richiesta e il suo stato nel tempo.

Q.22 Chi approva, e cosa succede dopo?

Modulo
Permessi
Chi
Amministratore, project manager

Amministratori e project manager vedono le richieste in attesa del team e le concedono o le rifiutano. Il richiedente riceve l’esito sul telefono.

  1. 1Richieste del team L’elenco delle richieste in attesa, escluse le proprie.
  2. 2Decisione Concesso o Rifiutato.
  3. 3Notifica Una notifica push al richiedente con l’esito.
  4. 4Calendario L’assenza compare nella pianificazione del team.

Regole

  1. Nessuno approva la propria richiesta.
  2. Una richiesta già valutata non si elimina e non cambia date o tipo: prima va riportata in attesa.

Cosa resta registrato

  • Chi ha deciso e quando: è una revisione che resta scritta.

Q.23 Dove si vedono le assenze e il lavoro del team?

Modulo
Permessi, Timbrature
Chi
Tutti, secondo il ruolo

La pianificazione ha quattro viste: Occupazione, Settimana, Mese e Anno. La settimana mostra i giorni in colonne e una riga per persona, con ferie, malattie e permessi nel loro stato e le attività sul giorno in cui sono state svolte. Altri calendari mostrano commesse, assenze e persone.

  1. 1Pianificazione Occupazione per amministratori e project manager (Q.24), Settimana per gli altri.
  2. 2Commesse I progetti nel tempo; i lavori prendono il colore della loro fase.
  3. 3Assenze Tutte le assenze, con lo stato della richiesta.
  4. 4Persone Il calendario di una singola persona.

Regole

  1. Un dipendente vede le proprie assenze; i responsabili quelle del team.

Cosa resta registrato

  • Le assenze sono esportabili in Excel o CSV dall’amministratore (Q.32).

Q.24 Come si vede quanto è occupata ogni persona nei prossimi mesi?

Modulo
Permessi, Timbrature
Chi
Amministratore, project manager

La vista Occupazione del calendario ha una riga per persona e una colonna per settimana, su 1, 3 o 6 mesi. Ogni casella dice quanta parte delle ore disponibili della settimana è già impegnata, e da quali fasi.

  1. 1Ore disponibili Da lunedì a venerdì, festività nazionali escluse, 8 ore al giorno, meno le assenze approvate.
  2. 2Ore impegnate Lavori registrati più le ore residue delle autorizzazioni aperte, distribuite sui giorni liberi a venire.
  3. 3Carico Ore impegnate ÷ ore disponibili, con una striscia del colore di ogni fase.
  4. 4Dettaglio La casella elenca le fasi che la compongono e apre la settimana.
Come si legge una casella vista Occupazione
SegnoSignificato
PercentualeIl carico della settimana: libero, fino al 50%, dal 50 all’85%, dall’85 al 100%.
EvidenziataOltre il 100%: più ore impegnate di quelle disponibili.
TratteggioAssenza approvata; tutta la casella se la persona è assente l’intera settimana.
Oltre la scadenzaOre pianificate dopo la scadenza della fase.

Regole

  1. Le settimane sono quelle ISO e appartengono al mese che contiene il loro giovedì.
  2. Le richieste di assenza in attesa si vedono, ma non tolgono ore disponibili.
  3. Il project manager vede le persone delle sue commesse con il loro carico completo: le ore su altre commesse compaiono come Altri progetti, senza nome.
  4. Un dipendente vede la propria riga, e quelle dei colleghi solo se l’azienda lo consente, senza le loro assenze.

Cosa resta registrato

  • Nessun dato nuovo: l’occupazione si calcola da lavori, autorizzazioni e assenze già registrati.

Gruppo E Preventivi

Q.25 Come si prepara un preventivo?

Modulo
Preventivi
Chi
Amministratore

Un preventivo nasce da una commessa e dalle sue fasi in stato Preventivo. Si scelgono le fasi, ognuna già scritta con la sua descrizione per il preventivo, si aggiungono condizioni e sconto, e si decide cosa mostrare al cliente.

  1. 1Fasi Le fasi da offrire, precompilate con la loro descrizione per il preventivo e modificabili.
  2. 2Condizioni Testi, condizioni commerciali predefinite, sconto.
  3. 3Presentazione Ore e prezzi mostrati o nascosti; validità, 30 giorni salvo modifica.
  4. 4Lingua Italiano o inglese, scelta per ogni preventivo.

Regole

  1. Una fase senza descrizione per il preventivo si precompila con la descrizione interna.
  2. Il testo cambiato vale solo per quel preventivo; a scelta aggiorna anche la fase, per i prossimi. I preventivi già creati non cambiano.
  3. Nel PDF ogni fase usa il testo del preventivo, poi la descrizione per il preventivo della fase, poi quella interna.
  4. Un preventivo si può duplicare per ripartire da uno simile.
  5. Il numero del preventivo è unico nell’azienda.

Cosa resta registrato

  • Fasi, testi e condizioni di ogni preventivo.

Q.26 Cosa succede quando un preventivo viene accettato?

Modulo
Preventivi
Chi
Amministratore

Ogni versione inviata al cliente è una revisione in PDF, conservata e non modificabile. Quando il cliente accetta, il preventivo si chiude e la commessa parte da sola.

  1. 1Revisione Il PDF si genera dal preventivo, una revisione dopo l’altra.
  2. 2Archivio Ogni revisione resta disponibile per il download.
  3. 3Accettato Il preventivo si chiude come accettato.
  4. 4Commessa attiva Le fasi offerte diventano attive, la commessa pure.

Regole

  1. Il PDF viene generato in memoria e salvato come documento immutabile.

Cosa resta registrato

  • Le revisioni generate, i download e la chiusura.

Gruppo F Documenti, qualità e rendiconti

Q.27 Come si distribuisce un documento ai dipendenti?

Modulo
Centro documentale
Chi
Amministratore, dipendenti

L’amministratore carica un documento, ne sceglie il tipo e, se il tipo non lo stabilisce già, a chi è destinato: per esempio a tutti i dipendenti o solo ad amministratori e project manager. Il file non cambia più: una nuova versione è un nuovo documento.

  1. 1Caricamento Formati e dimensione massima stabiliti per la piattaforma.
  2. 2Tipo Decide destinatari, anteprima, download, doppia autenticazione e presa visione (Q.28).
  3. 3Conservazione Archiviazione cifrata, con chiavi decise dal server.
  4. 4Destinatari Il documento compare a chi deve leggerlo.

Regole

  1. La posizione del file nello storage non viene mai mostrata al browser.
  2. Lo spazio occupato conta nel limite dell’azienda, se previsto.

Cosa resta registrato

  • Caricamento e ogni consultazione o download.

Q.28 Chi può aprire, scaricare e confermare un documento?

Modulo
Centro documentale
Chi
Amministratore, dipendenti

Lo decide il tipo di documento. Ogni azienda definisce i propri tipi in Impostazioni azienda, Tipi di documento, e ognuno dice in parole semplici chi vede il documento, se si apre nel browser, se si scarica, se chiede la doppia autenticazione e se la lettura va confermata. Si parte da quattro tipi predefiniti.

Tipi predefiniti modificabili
TipoPer cosaRegole
PubblicoMateriale che può circolare anche fuori dall’azienda: brochure, listini.Anteprima e download.
InternoProcedure, verbali, modelli. Proposto al caricamento.Anteprima e download.
RiservatoPreventivi, contratti, offerte da non inoltrare.Anteprima e download.
PrivatoDati personali o sensibili.Solo anteprima nel portale, nessun download; doppia autenticazione se il modulo è attivo.

Regole

  1. La doppia autenticazione vale solo con il modulo attivo: per aprire il documento serve un codice inserito da meno di 15 minuti nella stessa sessione. Cinque codici errati bloccano la verifica per 15 minuti.
  2. Un documento senza download si consulta solo nel portale: il server non lo invia mai come file da salvare. Ciò che uno schermo mostra si può comunque fotografare, e nessun browser lo impedisce del tutto.
  3. Un tipo permette almeno l’anteprima o il download; la presa visione esplicita richiede l’anteprima.
  4. Le regole valgono al momento dell’apertura: cambiare un tipo cambia anche i documenti già caricati. Un tipo si archivia, non si cancella; quello predefinito non si archivia.

Cosa resta registrato

  • Ogni modifica, archiviazione e ripristino dei tipi.
  • I download bloccati, i codici errati e le verifiche riuscite.

Q.29 Come si sa che un documento è stato letto?

Modulo
Centro documentale
Chi
Dipendenti, amministratore

Dipende dal tipo di documento. Di norma la presa visione si registra da sola quando la lettura o il download arrivano alla fine; per i tipi che la chiedono esplicita, la persona la conferma con un pulsante dopo aver completato la lettura nel portale. Ogni passaggio resta scritto.

  1. 1Richiesta La persona apre il documento.
  2. 2Consultazione Inizio e fine della lettura vengono registrati.
  3. 3Conferma Automatica a lettura completata, oppure con il pulsante, che si abilita solo ora.
  4. 4Registro L’amministratore vede chi ha letto e quando.

Regole

  1. Una lettura interrotta non vale come presa visione.
  2. La presa visione esplicita si conferma una volta sola.

Cosa resta registrato

  • Accesso richiesto, iniziato, completato, interrotto, negato, confermato.

Q.30 Come si gestiscono non conformità, to-do e domande di modifica?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, project manager, clienti

Su ogni commessa si aprono tre tipi di segnalazione: non conformità, cose da fare e domande di modifica. Ognuna ha gravità, priorità, motivo e azioni, e si chiude con una nota.

  1. 1Apertura Tipo, nota, gravità, priorità e motivo.
  2. 2Origine Interna, oppure segnalata dal cliente.
  3. 3Azioni Le azioni correttive decise.
  4. 4Chiusura Nota di chiusura e chi ha chiuso.

Regole

  1. Ognuno vede le segnalazioni delle commesse a cui ha accesso.
  2. Le segnalazioni aperte dai clienti hanno un elenco dedicato.
  3. L’amministratore esporta le domande di modifica in CSV con i filtri dell’elenco (stato, autore, periodo): separatore punto e virgola, leggibile da Excel.

Cosa resta registrato

  • Apertura e chiusura, con autore, data, motivo e azioni.
  • Ogni esportazione delle domande di modifica.

Q.31 Cosa c’entra la ISO 9001?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore, project manager

ERP Synapse tiene i registri che la norma ISO 9001:2015 chiede: informazioni documentate (§ 7.5), riesame (§ 9.3), non conformità e azioni correttive (§ 10.2). Ogni fase chiusa può portare la sua nota di riesame.

  1. 1§ 7.5 Documenti immutabili con registro delle letture.
  2. 2§ 9.3 Note di riesame sulle fasi chiuse.
  3. 3§ 10.2 Non conformità con azioni correttive e chiusura.

Regole

  1. Il riesame si registra chiudendo la fase, o dopo su una fase già completata o disabilitata; mai su una fase in corso né con timbrature ancora aperte.
  2. La nota di riesame è obbligatoria; la data resta quella del primo riesame.
  3. La ISO 9001 è una norma volontaria.
  4. ERP Synapse non è un ente di certificazione: la certificazione resta compito di un organismo accreditato.

Cosa resta registrato

  • I registri stessi, consultabili e esportabili.

Q.32 Cosa si può esportare per paghe e rendiconti?

Modulo
Timbrature, Permessi
Chi
Amministratore, project manager, clienti

Il download center produce file Excel o CSV dai dati già registrati, filtrati per persona, cliente, commessa, fase e periodo.

Abaco delle esportazioni Excel o CSV
EsportazioneContenutoChi
PaghePer persona: giorni lavorati, ore, numero di lavori, rimborsi.Amministratore
Ferie e permessiOgni richiesta con tipo, periodo e stato.Amministratore
RimborsiI lavori svolti fuori sede, con distanze e importi.Admin, PM
LavoriIl resoconto dei lavori nel periodo.Admin, PM, cliente per i propri

Regole

  1. Le paghe contano solo i lavori completati.
  2. La data finale non può precedere quella iniziale.

Cosa resta registrato

  • Le esportazioni dei dati del personale sono riservate all’amministratore.

Gruppo G Comunicazione

Q.33 Come funziona un ufficio virtuale?

Modulo
Uffici virtuali
Chi
Dipendenti, clienti autorizzati

Un ufficio virtuale è una stanza disegnata come una pianta: si vede chi è presente, ci si parla in video e si scrive nella chat della stanza. Le stanze stanno dentro il gestionale, non in uno strumento separato.

  1. 1Stanza Creata dall’amministratore, con la sua disposizione.
  2. 2Clienti Si possono autorizzare clienti specifici su una stanza.
  3. 3Ingresso Un accesso video valido poco tempo e solo per quella stanza.
  4. 4Presenza Chi è nella stanza, visibile a tutti i presenti.

Regole

  1. Il numero di stanze può avere un limite per azienda.
  2. Con il modulo spento non si genera alcun accesso video.

Cosa resta registrato

  • Le stanze, la loro disposizione e i clienti autorizzati.

Q.34 Come arrivano i messaggi nella chat di una stanza?

Modulo
Uffici virtuali
Chi
Presenti nella stanza

I messaggi si salvano prima di essere distribuiti, poi arrivano subito a tutti i collegati, senza che la pagina debba chiedere aggiornamenti di continuo.

  1. 1Invio Il messaggio si salva nel database.
  2. 2Avviso Il database avvisa tutte le istanze del server.
  3. 3Consegna Ogni browser collegato riceve il messaggio in tempo reale.
  4. 4Recupero Dopo una breve disconnessione arrivano i messaggi persi.

Regole

  1. I messaggi permanenti restano; quelli temporanei si vedono per 24 ore.
  2. Storico e flusso in tempo reale applicano gli stessi controlli di accesso.

Cosa resta registrato

  • I messaggi permanenti, inclusi nell’esportazione dei dati.

Q.35 Come si parla con un cliente?

Modulo
Chat clienti
Chi
Azienda e utenti del cliente

Ogni cliente ha una sola conversazione con l’azienda. Partecipano gli amministratori, i project manager, i dipendenti che lavorano su quel cliente e gli utenti del cliente.

  1. 1Messaggio Testo e fino a 5 allegati, con gli stessi limiti dei documenti.
  2. 2Tempo reale I messaggi arrivano subito a chi ha la chat aperta.
  3. 3Non letti Un’email solo quando la chat passa da letta a non letta.
  4. 4Conformità L’amministratore può eliminare un messaggio; resta la traccia.

Regole

  1. I messaggi non si modificano.
  2. Su richiesta, ad esempio GDPR, i file allegati si cancellano definitivamente.
  3. Con il cliente disabilitato la chat è di sola lettura.

Cosa resta registrato

  • Eliminazioni e cancellazioni dei file, senza il testo del messaggio.

Q.36 Come si chiede assistenza?

Modulo
Assistenza
Chi
Tutti

Un ticket è una richiesta con chat, screenshot e priorità, indirizzata a una persona, agli amministratori dell’azienda, a un project manager o al team della piattaforma.

  1. 1Destinatario Una persona, gli amministratori, un project manager o la piattaforma.
  2. 2Apertura Descrizione, priorità e screenshot.
  3. 3Conversazione Chat in tempo reale sul ticket.
  4. 4Stato In attesa, In verifica, Risolto.

Regole

  1. L’azienda può rendere privati i ticket diretti a una persona, anche per gli amministratori.
  2. Anche clienti e project manager esterni aprono ticket verso l’azienda.

Cosa resta registrato

  • Messaggi, allegati, letture e cambi di stato, priorità o destinatario.

Q.37 Posso collegare la mia casella email aziendale?

Modulo
Posta aziendale
Chi
Personale dell’azienda

Ogni persona dello staff può collegare al gestionale solo l’indirizzo email presente nel proprio profilo. I server di posta sono quelli definiti per l’azienda.

  1. 1Indirizzo Solo quello del proprio profilo, su un dominio dell’azienda.
  2. 2Verifica Il collegamento si prova sui server dell’azienda.
  3. 3Credenziali Cifrate; non tornano mai indietro né finiscono nei log.
  4. 4Per azienda Chi lavora per più aziende ha un collegamento per ognuna.

Regole

  1. Un dominio email appartiene a una sola azienda.
  2. Uscendo da un’azienda, le credenziali salvate per essa si cancellano.

Cosa resta registrato

  • Lo stato del collegamento: attivo, non valido o disattivato.

Q.38 Cosa si fa dall’app per smartphone?

Modulo
Secondo i moduli attivi
Chi
Dipendenti, responsabili

L’app serve a chi lavora fuori sede. Usa lo stesso account e gli stessi dati del portale: quello che si registra dal telefono compare nel portale sulla fase giusta.

  1. 1Timbratura Entrata, uscita e lavoro corrente.
  2. 2Permessi Richieste personali; per i responsabili, le richieste del team.
  3. 3Notifiche Promemoria ed esiti che aprono la schermata giusta.
  4. 4Aziende Cambio azienda dal profilo e risposta agli inviti.

Regole

  1. Un modulo spento mostra una schermata dedicata invece delle funzioni.

Cosa resta registrato

  • Ogni registrazione indica che arriva dall’app.

Gruppo H Azienda, dati e piattaforma

Q.39 Cosa decide l’amministratore dell’azienda?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore

L’amministratore configura l’azienda senza chiedere a nessuno. Impostazioni azienda raccoglie tutto in cinque aree, ognuna con le sue sezioni.

  1. 1Anagrafica Dati dell’azienda, sedi di partenza per i rimborsi.
  2. 2Persone Inviti, ruoli, sospensioni e rimozioni.
  3. 3Colori e logo Colore principale e secondario, con il contrasto controllato.
  4. 4Regole Finestra di modifica, tempistiche, posizione, ore oltre il limite, soglie, promemoria.
Aree delle impostazioni Impostazioni azienda
AreaSezioni
AziendaAnagrafica, Membri, Personalizzazione, Moduli, Utilizzo e dati.
PersoneGeolocalizzazione, Indirizzi temporanei, Ore oltre il limite.
QualitàConformità e produttività.
Documenti e sicurezzaTipi di documento, Doppia autenticazione.
ComunicazionePromemoria timbratura, Domini email.

Regole

  1. L’ultimo amministratore non può essere rimosso.
  2. Una persona con dati registrati si sospende invece di essere cancellata.
  3. Una sezione legata a un modulo compare solo con il modulo attivo.
  4. L’amministratore vede i moduli attivi ma non li modifica (Q.40).

Cosa resta registrato

  • Ogni modifica alle impostazioni, con il valore precedente e il nuovo.

Q.40 Come si attivano e spengono i moduli?

Modulo
Piattaforma
Chi
Team della piattaforma

Ogni azienda usa solo i moduli che le servono. Li attiva il team della piattaforma; spegnere un modulo nasconde le sue pagine ma non cancella nulla.

Abaco dei moduli attivabili per azienda
ModuloCosa comprende
TimbratureLavori, sedi, geolocalizzazione, rimborsi, ore oltre il limite, promemoria.
Permessi e assenzeFerie, permessi, malattia, Legge 104.
PreventiviPreventivi, revisioni PDF, attivazione delle commesse.
Centro documentaleArchivio, tipi di documento, download e presa visione.
Parco autoVeicoli e disponibilità.
Uffici virtualiStanze, presenza, video e chat.
Chat clientiUna conversazione per cliente con allegati.
PostaCaselle email aziendali nel portale, sui domini dell’azienda.
AssistenzaTicket con chat e screenshot.
Doppia autenticazioneCodice all’accesso, obbligo per ruolo, sblocco dei documenti che lo richiedono.

Regole

  1. Riattivando un modulo i dati tornano disponibili com’erano.

Cosa resta registrato

  • I dati di un modulo spento restano nel database e nell’esportazione.

Q.41 I dati di due aziende possono mescolarsi?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Tutti

No, e il sistema lo impedisce su più livelli. Ogni riga del database porta l’azienda a cui appartiene, e ogni lettura la usa come filtro.

  1. 1Azienda attiva Decisa dalla sessione, mai da un parametro del browser.
  2. 2Filtro Ogni interrogazione filtra per azienda.
  3. 3Vincoli Il database rifiuta collegamenti tra aziende diverse.
  4. 4Secondo livello Politiche del database nascondono le righe di altre aziende.

Regole

  1. Un elemento di un’altra azienda risulta semplicemente non trovato.
  2. Troppi accessi negati dalla stessa persona in poco tempo fanno scattare un allarme.

Cosa resta registrato

  • Ogni accesso negato, senza confermare all’azienda l’esistenza del dato altrui.

Q.42 Cosa resta registrato, e cosa no?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore

Approvazioni, letture di documenti, modifiche alle impostazioni, esportazioni e visite di assistenza finiscono nel registro dell’azienda, filtrabile dall’amministratore.

  1. 1Chi La persona che ha agito.
  2. 2Cosa L’azione e l’elemento coinvolto.
  3. 3Quando Data e ora, con l’identificativo della richiesta.
  4. 4Esito Riuscita o negata, con il motivo.

Regole

  1. Il registro non contiene mai password, cookie, token, testi inviati o contenuti dei file.

Cosa resta registrato

  • Il registro è incluso nell’esportazione dei dati dell’azienda.

Q.43 Cosa può fare il team della piattaforma?

Modulo
Piattaforma
Chi
Team ERP Synapse

Il team crea e sospende le aziende, attiva i moduli, fissa i limiti e segue l’utilizzo. Per guardare dentro un’azienda deve aprire una visita di assistenza, che l’azienda vede.

  1. 1Visita Aperta per un tempo da 15 minuti a 8 ore.
  2. 2Sola lettura Vede come un amministratore, ma ogni modifica è rifiutata.
  3. 3Banner Un avviso ambra sempre visibile nel portale durante la visita.
  4. 4Chiusura A scadenza o prima, con un pulsante.

Regole

  1. Durante la visita ogni richiesta, anche una semplice lettura, è registrata.

Cosa resta registrato

  • Inizio, fine e ogni richiesta della visita, nell’audit dell’azienda.

Q.44 Posso portare via tutti i dati della mia azienda?

Modulo
Sempre attivo
Chi
Amministratore

Sì. L’amministratore scarica in ogni momento tutti i dati dell’azienda: un archivio ZIP con un file CSV per tabella, oppure un unico file JSON.

  1. 1Richiesta Dal pulsante Esporta dati nelle impostazioni.
  2. 2Fotografia I dati si leggono tutti nello stesso istante, senza incoerenze.
  3. 3Contenuto Persone, clienti, commesse, ore, permessi, preventivi, documenti, chat, audit.
  4. 4File ZIP di CSV con indice, oppure JSON.

Regole

  1. Non escono mai password, sessioni, segreti, credenziali email, token né il contenuto dei file.
  2. Utilizzo e limiti dell’azienda si consultano nella sezione Utilizzo.

Cosa resta registrato

  • Ogni esportazione, con i conteggi, nell’audit dell’azienda.

Una domanda che qui non c’è?

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